Kategorier og regler
Bestem hvilke bunker Noa sorterer henvendelserne i, og hvem der automatisk får dem.
Kategorier er de bunker, Noa sorterer nye henvendelser i — fx Tilbud, Booking og Reklamation. Regler bestemmer, hvem der får en ny henvendelse, og hvilken prioritet den får. Begge dele finder du under Opsætning → Kategorier, på fanerne Kategorier og Regler.
Opret en kategori
Klik på Ny kategori.
Skriv et kort, tydeligt Navn. Noa bruger navnet, når hun sorterer.
Vælg en Farve og eventuelt et Ikon.
Under Send til gruppe vælger du én gruppe, der tager sig af kategorien — eller Ingen gruppe. Nye henvendelser i kategorien lander hos gruppen, og medlemmerne får en besked i klokken.
Vælg eventuelt, hvilke kilder kategorien er standard for, under Standard for kilder. Klik på Opret kategori.
Der kan kun vælges én gruppe pr. kategori. Har I ingen grupper endnu, laver du dem under Team.
I menuen til venstre i appen står kategorierne under Henvendelser i samme rækkefølge som her. Ikonerne er grå der — farven bruges ikke i menuen. Flyt en kategori ved at trække i håndtaget, eller brug Flyt op / Flyt ned i menuen med de tre prikker.
Slet en kategori
Vælg Slet i menuen. Henvendelserne i kategorien bliver liggende uden kategori — ingen forsvinder. Regler, der bruger kategorien, bliver slået fra, og Noas autopilot i kategorien starter forfra.
Regler
En regel læses som en sætning: Når en henvendelse kommer ind, hvis den passer, så gør noget. Reglerne gælder nye henvendelser fra mail, formularer og opkald. De læses oppefra, og den første regel, der passer, bestemmer.
Kun administratorer kan oprette, ændre og slå regler til eller fra.
Betingelser
Du kan bruge disse betingelser. Er en betingelse tom, gælder reglen alle:
- Slags — mail, formular eller opkald.
- Kilde — en bestemt formular, widget eller API-nøgle.
- Kategori — kildens standardkategori eller den, Noa vælger.
- Prioritet — høj, mellem eller lav.
- Afsender, emne eller tekst indeholder et ord. Skriv flere ord med komma, fx "faktura, regning", så passer reglen på det ene eller det andet.
Handlinger
- Tildel til en person.
- Send til en gruppe.
- Sæt prioriteten til høj, mellem eller lav — eller lad Noa vurdere den.
En regel skal gøre mindst én af tingene.
Opret en regel
Gå til fanen Regler, og klik på Ny regel — eller start fra et af forslagene, hvis I ingen regler har endnu.
Byg sætningen: vælg betingelser og hvad der skal ske.
Se under Prøv på de seneste henvendelser, hvilke af jeres seneste henvendelser reglen ville fange.
Klik på Opret regel.
Under listen står Prøv reglerne. Vælg slags, kilde, kategori og prioritet, og skriv evt. et emne. Så ser du, hvor en henvendelse ville lande — uden at sende noget.
Når en regel er slået fra af sig selv
Slettes en kilde, en gruppe eller en kategori, som en regel peger på, bliver reglen slået fra. Der står fx "Kategorien findes ikke længere — reglen er slået fra". Ret reglen, før du slår den til igen.
En regel tildeler heller ikke til en person, der er deaktiveret. Vælg en anden person.
Antal regler
Kun regler, der er slået til, tæller med: 5 på Essential, 20 på Pro og ubegrænset på Business og Enterprise.
Altid
Under reglerne står Altid. Det gælder alle henvendelser, uanset regler:
- Arkivér henvendelser, der ligger stille — aktive henvendelser uden aktivitet i det antal dage, du skriver, flyttes til arkivet. Det sker én gang i døgnet.
- Send nye henvendelser til jeres eget system — en webhook. Det kræver Pro eller højere. Se API og webhooks.